Ketika anda ingin mencetak dokumen di ms word dengan jumlah yang banyak maka anda perlu membuat mail merge di microsoft word yang anda gunakan, tujuanya ialah untuk membantu anda dalam mengerjakan banyak data dalam kurun waktu yang lebih singkat, bayangkan saja bila misal anda ingin menciptakan permintaan untuk 1000 orang misalnya, berapa format lembar dokument yang diharapkan untuk membuatnya belum lagi waktu yang dibutuhkan. Tapi bila anda memakai fungsi mail merge anda dapat meringkas pekerjaan itu hanya dengan beberapa settingan perhiasan untuk menciptakan mail merge.
Di dunia pekerjaan terutama bab manajemen perkantoran paling sering menggunakan mail merge untuk menuntaskan pekerjaan yang memiliki format yang sama dalam penyusunannya, contohnya ; dikala ingin menciptakan surat untuk semua karyawan, atau dikala ingin menciptakan surat untuk semua siswa/orang renta wali siswa dalam dunia pendidikan, atau bila ingin menciptakan surat yang ditujukan ke lebih dari 2 orang dengan format yang sama, atau bila ingin menciptakan permintaan warga, dan banyak keperluan lain yang dapat dikerjakan memakai fungsi mail merge di ms word.
1. Untuk menciptakan mail merge di microsoft word, anda harus menyiapkan/mengetik format yang akan dimasukkan ke dalam format mail merge, misal menyerupai ini
2. Selanjutnya sesudah selesai simpan dengan nama, semisal “undangan”. Dan Kemudian klik tab sajian Mailings.
3. Pada bab ribbon kelompok Start Mail Merge klik icon sajian Start Mail Merge.
4. Kemudian pilih Step by Step Mail Merge Wizard.
5. Pada kotak obrolan yang muncul, pilih Letters pada bab Select document type. Kemudian klik Next : Starting document.
6. Pada step yang selanjutnya, pilih Use the current document, klik Next.
7. Pada Step yang ketiga ini kita akan menciptakan sumber data (data source) untuk mail merge. Sumber data kita yakni sebagai berikut :
Pilih Type a new list kemudian klik teks Create. Kemudian klik Next : Write your letter.
8. Pada kotak obrolan yang muncul, judul dari kolom tidak sesuai dengan dokumen induk kita. Klik tombol Customize Columns, lalu pilih Field Name yang akan diganti, klik tombol Rename.
9. Ketikkan Nama pada Change field name. Setelah selesai klik tombol OK. Lakukan hal yang sama untuk field yang lain.
10. Untuk menghapus field yang tidak digunakan, pilih field yang akan dihapus, klik tombol Delete, lalu klik Yes. Lakukan untuk menghapus field yang lain.
11. Kemudian klik tombol OK, dan mulailah mengisikan datanya. Untuk menambah data yang gres klik tombol New Entry
12. Setelah semua data diinput, klik tombol OK.
13. Kemudian tentukan kawasan penyimpanan, dan ketikkan nama data sourcenya yakni 123. Kemudian klik tombol Save.
14. Kemudian klik Next : Write your letter. Pada kotak obrolan yang muncul, letakkan kursor di sebelah field nama, lalu klik More Item, Pilih field Nama, kemudian klik Insert. Lakukan untuk memasukkan field yang lainnya.
15. Klik tombol Next : Preview your letter.
16. dan untuk mengakhiri klik tombol Next : Complete the merge
Selanjutnya anda dapat mengedit data mail merge di ms word atau dapat eksklusif mengeprint mail merge dari lembar kerja microsoft word.
