Keuntungan memakai File Excel selain gampang untuk membuatnya juga gampang untuk mengeditnya kembali jikalau ada perubahan pada lain waktu.
Nah untuk memakai Mail merge dengan data di Excel, ikuti langkah-langkah berikut:
Pertama:
Buatlah datanya yang akan dipakai untuk alamat surat di Excel menyerupai teladan berikut:
Lalu simpanlah data tersebut pada folder yang Anda tentukan, contohnya nama filnya Alamat di D:KKPI
Kedua:
Buatlah surat di Word yang akan berisi Nama, NIP dan Jabatan sebagai tujuan dari surat/dokumen yang Anda buat.
Pada data yang akan diisi nama dan alamat surat, klik Mailings kemudian Start Mail Merge dan pilih Step by step Mail Merge Wizard.
Setelah keluar jendela Mail Merge pastikan bahwa posisi yang aktif (What type of dokument are you working on) pada Letters, kemudian klik Next: Starting dokument
Lalu pada How do you want to set up your letters? Pada posisi Use the curent document, dan klik Next: Select recepients.
Pada Select recepients, aaktifkan pada Use an existing list dan pada Use an exixting list pilih Browse dan cari dan pilih file yang Anda buat dan telah Anda simpan pada Excel.
Setelah file terpilih kemudian klik Open.
Setelah muncul kotak obrolan Select Table klik Ok.
Lalu akan muncul kotak obrolan Mail Merge Recepients dan klik Ok. Nah hingga disini Anda telah menghubungkan Antara data pada Word dengan data di Excel.
Ketiga:
Untuk memunculkan data pada surat yang telah dibuat, maka letakkan kursor (pointer) pada posisi dinama Nama akan diletakkan, kemudian klik Insert Merge Field, lakukan hingga hingga pada Tempat.
Sehingga kalau sudah tamat akan muncul menyerupai gambar berikut:
Jika Anda ingin melihat Nama, NIP dan Jabatan sesuai dengan datanya Anda sanggup mengaktifkan Preview Results.
Jika Anda ingin melihat Nama, Alamat dan Tempat berikutnya sanggup menekan Next Record, begitu juga Anda sanggup melaksanakan pencetakan pada setiap masing-masing nama, alamat dan daerah yang berbeda-beda.
Selamat mencoba...
disini 